🙋 급하게 회사 관련한 비용을 처리하는데 법인카드 깜빡하고 두고 와서 내 개인카드로 처리한 적 있나요?
🙋 지금 마케팅 멈추지 않고 돌려야 하는데 한도가 막혀서 내 개인카드로 처리한 적은요?
✅ 개인 카드, 법인 카드 혼용해서 사용하느라 스트레스인 스타트업 창업가이신 분들 주목해주세요!
스타트업에서는 보통 법인 카드를 여러 개 운영하지 않는 경우도 많습니다.
그리고 한도 역시 그렇게 높게 설정되어 있지는 않습니다. 그러다 보니, 보통 스타트업에서 급하거나 법인 카드 들고 오는 것을 깜빡해서 개인 카드로 일단 처리하고 회사에 비용을 청구하는 경우가 종종 생기는데요.
하지만 급해서 처리는 했지만, 그 후에 처리하는 과정은 오히려 귀찮아지는 경우가 많습니다. 특히 관리 시스템과 가이드라인이 없을 때 이 처리에 드는 시간과 비용은 더욱 커지는데요.
다들 본업에 집중하고 있는 상황에서 정산일에 임박해서 각자 누가 개인카드 썼는지 파악하고, 메시지로 계좌번호 물어보고 기록해두었다가 처리하는 과정은 직원 입장에서도 관리자 입장에서도 손이 많이 가는 일입니다.
하지만 적절한 시스템과 프로세스를 마련하면 이런 과정을 간소화하고 효율적이고 누락 없이 관리되도록 할 수 있습니다.
1️⃣ 첫 번째 단계, 개인카드로 급하게 사용이 허용되는 비용에 대한 명확한 가이드라인을 설정하는 것입니다. 이렇게 하면 혼동을 방지하고 직원들이 법인카드 정책에 따라 보장되는 항목이 무엇인지 알 수 있습니다. 가이드라인에는 허용되는 비용 유형, 각 비용에 필요한 서류, 직원이 환급을 위해 비용을 제출하는 방법에 대한 정보가 포함되어야 합니다.
2️⃣ 직원들에게 명확하고 사용하기 쉬운 경비처리시스템을 제공하는 것이 중요합니다. 여기에는 직원이 영수증과 경비 세부 정보를 쉽게 업로드할 수 있는 기능이 포함됩니다. 이렇게 업로드된 정보를 관리자 페이지에서 한눈에 파악할 수 있는 과정도 필요합니다.
3️⃣ 마지막으로, 개인 카드로 처리한 부분에 대해 검토 및 승인, 거절 시스템을 만드는 것입니다. 그리고 이에 대해 담당자가 쉽게 확인할 수 있는 알림 기능 등이 있다면, 개인 비용으로 처리된 부분도 빠짐없이 검토될 수 있습니다.
한줄 요약! 개인 비용이 들어간 부분은 특히 민감한 부분이기 때문에 직원 입장에서는 쉽게 입력해서 업로드할 수 있는 것이 중요하고, 관리자 입장에서는 이를 빨리 확인, 승인하고 정산 때 한눈에 확인할 수 있는 것이 중요합니다.
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